Jak napisać dobry plan pracy gromady lub drużyny?

Druhno Drużynowa, Druhu Drużynowy!

Poniżej podaję kilka porad, które mam nadzieję pomogą Wam w napisaniu programu pracy Waszej jednostki na nadchodzący rok harcerski. Wiedząc, że dobry program to połowa sukcesu mam nadzieję, że poniższe wskazówki ułatwią oraz pomogą Wam uporządkować sposób planowania pracy gromady lub drużyny, a także uczynią tę pracę satysfakcjonującą.

Na samym początku tworzenia programu pracy proponuję  zastanowić się nad wizją swojej gromady lub drużyny – jak ma ona wyglądać za rok, dwa lub trzy lata. Razem z przybocznymi, czy też radą drużyny zastanówcie się, co dla Was oznacza „wymarzona gromada/drużyna” i spiszcie swoją wizję.

Kolejnym etapem programowania pracy gromady/drużyny jest analiza bieżącej sytuacji. Odwołując się do obserwacji i przemyśleń własnych oraz swoich przybocznych czy członków rady drużyny zastanówcie się, jaka jest aktualna kondycja Waszej jednostki. Warto przeanalizować też wnioski z realizacji poprzedniego planu pracy gromady/drużyny.  Zwróćcie uwagę, aby analiza ta obejmowała również funkcjonowanie gromady czy drużyny w środowisku zewnętrznym (współpraca ze szkołą, z Hufcem, z innymi gromadami/drużynami, pozyskani sponsorzy, rodzice wspomagający pracę gromady/drużyny itd.).

Poniżej podaję narzędzia przydatne na etapie analizy gromady/drużyny:

– analiza sytuacyjna – to przyjrzenie się ogólnemu stanowi gromady/drużyny, z perspektywy spełnienia przez nią podstawowych kryteriów koniecznych, aby w ogóle nazywać się podstawową jednostką organizacyjną ZHP i myśleć o prowadzeniu pracy wychowawczej w sposób harcerski. Zachęcam do skorzystania z nowych technologii – specjalnie przygotowanego do tego celu narzędzia PROGRAMATOR (www.programator.zhp.pl). Dzięki niej otrzymacie informację, czy sytuacja rzeczywista Waszej jednostki zgadza się z wymogami „Instrukcji tworzenia i działania gromad, drużyn, kręgów i klubów specjalnościowych” oraz podpowiedzi, w jakich materiałach szukać pomocy w poszczególnych dziedzinach;

– analiza SWOT – to proste, a zarazem bardzo skuteczne narzędzie, dzięki któremu uświadomicie sobie, co się dzieje w Waszej gromadzie czy drużynie. SWOT jest akronimem angielskich słów: Strengths (mocne strony), Weaknesses (słabe strony), Oportunities (szanse), Threats (zagrożenia). Metoda polega na wpisywaniu jak największej liczby cech, które spełniają dane kryterium;

– analiza LUKA – polega na określeniu stanu faktycznego w momencie analizy (jak jest?) oraz stanu idealnego, do jakiego dążymy (jak powinno być?), a następnie wypełnieniu luki pomiędzy nimi konkretnymi pomysłami (co zrobić, aby to osiągnąć?);

– analiza 4xjak? – to metoda polegająca na zadawaniu pytań: Jak jest? Jak do tego dojść? Jak będzie za rok? Jak będzie idealnie?  i szukaniu na nie odpowiedzi. Dodatkową jej wartością jest możliwość osadzenia pozytywnej zmiany na osi czasu, czyli dzielenie celów na długoterminowe i krótkoterminowe.

Kiedy macie za sobą porządnie zrobioną analizę, to już znaczna część pracy jest za Wami. Teraz przechodzimy do trudnego zadania, jakim jest stawianie celów – pamiętając oczywiście cały czas  o swojej wizji gromady/drużyny. Cele powinny być tak postawione, aby umożliwiały dotarcie lub zbliżenie się do stanu, jaki opisaliście wcześniej w wizji oraz wynikały z jej porównania ze stanem opisanym w analizie.

Cel powinien być tak sformułowany, by przyniósł Wam korzyść, pozytywną zmianę, a nie był tylko ogólnym hasłem. Służy do tego wiele narzędzi, a najpopularniejszym z nich jest narzędzie o nazwie SMART, co oznacza: S jak szczegółowy, M jak mierzalny, A jak ambitny (atrakcyjny), R jak realny, T jak terminowy.

A co w sytuacji, gdy z przeprowadzonej wcześniej analizy wynika kilkanaście celów? Jak sprawdzić, który z nich jest ważniejszy czy pilniejszy od innych? W wyznaczaniu Waszych priorytetów  na dany rok pomocne będzie narzędzie o nazwie Kwadrat Eisenhowera. Zasada jest prosta – dzielimy cele na 4 kategorie: ważne i pilne (priorytety); ważne, ale niepilne (cele drugorzędne); mało ważne, ale pilne (cele drugorzędne); mało ważne i niepilne (cel trzeciorzędne). Tak wyznaczonych celów – priorytetów nie powinno być więcej niż pięć. Natomiast cele drugorzędne możecie delegować innym do zrobienia lub odłożyć je na później. Odpuśćcie sobie cele trzeciorzędne, nawet jeśli wydają Wam się super – nie ma na nie czasu i sił!

Cel wyznacza kierunek działania, ale sam z siebie nie mówi jednak, co dokładnie trzeba zrobić, aby dotrzeć do ideału. Uszczegółowieniem celu są zamierzenia, do których następnie przyporządkowuje się konkretne zadania. Dopiero one mówią nam, co faktycznie należy zrobić.

Kolejnym  etapem planowania pracy gromady/drużyny jest sporządzenie harmonogramu działania jednostki. Przy układaniu wyznaczonych wcześniej zadań w harmonogram pomocnym będzie narzędzie tzw. Diagram Gantta. Podstawową zasadą tego grafu jest podział zamierzeń na poszczególne zadania i rozłożenie ich w czasie. Więcej informacji na ten temat możecie znaleźć w Internecie, np. na stronach Wikipedii czy na stronie www.ganttproject.biz (darmowy program do projektowania tym narzędziem).

Pamiętajcie, aby po zakończeniu tego etapu planowania nie trafił on do przysłowiowej szuflady, a towarzyszył Wam w kolejnych miesiącach. Harmonogram powinien  być stale obecny w życiu jednostki. Przy koordynowaniu różnych przedsięwzięć można skorzystać z darmowego technicznego ułatwienia – Doodle (www.doodle.com) , zwłaszcza w drużynach starszoharcerskich i wędrowniczych. Zdarza się, że w ciągu roku harcerskiego z różnych przyczyn trzeba dokonać zmiany harmonogramu. Zmian w zbiórkach raczej nie trzeba nigdzie zgłaszać – chyba, że dotyczą działań z kategorii tzw. „podwyższonego ryzyka”. Inaczej ma się rzecz z biwakami, które organizujecie samodzielnie. Wszystkie powinny być zawarte w programie pracy, a ewentualne zmiany powinny być zgłoszone w komendzie hufca.

Etapem zamykającym cykl działań związanych z programowaniem pracy gromady/drużyny w danym roku jest podsumowanie i ocena wykonania programu pracy gromady/drużyny. Jest to także etap przygotowawczy do kolejnego cyklu programowania pracy danej jednostki. Pamiętajcie, że podsumowanie powinno uwzględniać głosy wszystkich zainteresowanych – nie tylko kadry, ale i samych podopiecznych: zuchów lub harcerzy. Dobrą praktyką jest także ewaluacja poszczególnych zadań po ich przeprowadzeniu. Dostarczona w ten sposób informacja zwrotna powie Wam, co było dobrym pomysłem, co się podobało, a także co powinno się zmienić następnym razem lub z czego zrezygnować w przyszłości.

Proces programowania pracy gromady/drużyny cały czas zatacza koło. Najważniejsze jest w nim nie opanowanie sztuki planowania jako takiego, ale zapewnienie harcerskiego charakteru zarówno samego procesu, jak i jego efektów. Misją ZHP jest wychowanie młodego człowieka, bez niego nawet najprężniej działająca jednostka nie może uchodzić za harcerską.

Planowanie pracy podstawowej jednostki organizacyjnej ZHP zostało opisane w poszczególnych podręcznikach metodycznych, dostępnych np.  na stronie Centralnego Banku Pomysłów (cbp.zhp.pl). Na tej stronie można znaleźć również inne pozycje warte polecenia, tj. Poradnik „Planowanie pracy drużyny”, Poradnik „Jak napisać program drużyny”  czy „Poradnik o planowaniu działania wychowawczego”.

Zachęcam do zapoznania się z nimi, gdyż warto je przeczytać!

pwd. Beata Ruszała

Szefowa Hufcowego Zespołu Programowego Opublikował: phm. Jerzy Ruszała