Inspektor Ochrony Danych ZHP

Inspektor Ochrony Danych Związku Harcerstwa Polskiego

Andrzej Rybus-Tołłoczko
tel. + 48 888 942 222, e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

 

Klauzule informacyjne Hufca Szczecin ZHP

Kto jest kim?

Administratorami danych osobowych, to znaczy podmiotami odpowiedzialnymi za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, są:

  • Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej „ZHP”),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Zachodniopomorska (zwana dalej „Chorągwią”).

Zakres odpowiedzialności ZHP oraz Chorągwi jest różny, co opisujemy w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem www.zhp.pl/rodo/.

 

Po co nam Twoje dane osobowe?

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. Twoje imię, nazwisko, nr dowodu osobistego, adres do korespondencji.

 

Po co nam dane osobowe Twojego dziecka?

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest niezbędność do wykonania umowy, która zostaje zawarta z chwilą przystąpienia do ZHP i której treść wynika przede wszystkim z brzmienia Statutu ZHP oraz przepisów i regulaminów ZHP (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Ponadto dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli wystawić dowody opłacenia składek członkowskich oraz prowadzić księgi rachunkowe na podstawie tych dowodów. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Ponadto dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli zapewnić warunki do korzystania z pomocy świadczonej przez ZHP na rzecz osób z niepełnosprawnościami w ramach drużyn Nieprzetartego Szlaku. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest uprawniona działalność prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez ZHP jako stowarzyszenie o celach światopoglądowych (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. d RODO).

Ponadto dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli:

  • przyznać wyróżnienia i nagrody za osiągnięcia w pracy w ZHP
  • zapewnić wymianę informacji dotyczącej kadry instruktorskiej pomiędzy poszczególnymi chorągwiami
  • rozpatrzyć i załatwić zgłoszone przez skargi, wnioski lub postulaty

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższych celach, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających odpowiednio na promowaniu wartości zawartych w Prawie Harcerskim, na zaspokojeniu potrzeb kadrowych w ramach ZHP oraz na poprawie działania ZHP.

Ponadto dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

 

Jak się z nami skontaktować?

Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem Twoich danych osobowych:

Związek Harcerstwa Polskiego
ul. Marii Konopnickiej 6
00-491 Warszawa

tel.  +48 22 339 0645
fax: +48 22 339 0606 
e-mail: sekretariat@zhp.pl
Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Zachodniopomorska
ul. Ogińskiego 15

71-431 Szczecin

tel.   91 422  44 71
fax:  
e-mail: biuro@zachpom.zhp.pl
 

Komu ujawniamy dane osobowe?

Nie ujawniamy danych osobowych Twojego dziecka innym osobom, organizacjom lub organom z wyjątkiem:

  • biur świadczących na naszą rzecz usługi rachunkowe,
  • organów władzy publicznej uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.

 

Jak długo przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka?

Dane osobowe, które będziemy zbierać w toku udziału w różnych formach pracy harcerskiej, przechowujemy przez okres trwania członkostwa w ZHP oraz przez wskazany poniżej okres po ustaniu członkostwa:

  • w odniesieniu do danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP oraz protokołach posiedzeń władz ZHP, a także w rozkazach drużynowego lub kierującego podstawową jednostką organizacyjną ZHP, stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego – do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP;
  • w odniesieniu do danych osobowych dotyczących skazań na kary organizacyjne – do czasu zatarcia skazania z mocy Statutu ZHP, tzn. przez 2 lub 4 lata (w zależności od rodzaju wymierzonej kary) od prawomocnego ukarania;
  • w odniesieniu do danych osobowych zawartych w księgach rachunkowych i dowodach – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiła płatność;
  • w odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentacji pracy drużyny, a także we wnioskach o otwarcie próby oraz danych dotyczących otwarcia, przebiegu i zamknięcia próby – przez 3 lata od końca roku kalendarzowego.

Ponadto Twoje dane osobowe obejmujące Twój wizerunek, zawarty w opracowanych przez nas materiałach edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych rozpowszechniamy przez 5 lat.

Dane przetwarzane na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy do momentu cofnięcia zgody lub złożenia sprzeciwu, który zostanie uwzględniony przez administratora (ZHP lub Chorągiew).

Pomimo ustania członkostwa w ZHP przetwarzamy dane zbiorcze, niemające charakteru osobowego, w celu opracowania statystyk i innych zbiorczych informacji dotyczących liczebności i działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych ZHP.

 

Jakie prawa przysługują?

Masz prawo w każdej chwili:

  • wycofać zgodę na rozpowszechnianie materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych zawierających wizerunek utrwalony na zdjęciach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku przed jej wycofaniem;
  • wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na szczególną sytuację – ochrona interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.

Ponadto, masz prawo do żądania:

  • dostępu do danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy dane osobowe, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy;
  • sprostowania danych osobowych, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne;
  • usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych, jeżeli:
    • dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem
    • cofnąłeś/cofnęłaś zgodę na wykorzystanie danych osobowych
    • wniosłeś/wniosłaś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu,
  • ograniczenia wykorzystania danych osobowych, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania danych osobowych) w sytuacjach, gdy:
  • kwestionujesz prawidłowość danych osobowych,
  • kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych,
  • nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przysługujących,
  • wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych;
  • otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP).

Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Twoich danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możecie wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.